7 powodów, dla których warto korzystać z programu do obsługi klientów warsztatu

Prowadzenie serwisu samochodowego to złożony proces obejmujący wiele zagadnień. Od znalezienia odpowiedniego budynku, wypełnienia go potrzebnymi narzędziami i pracownikami, przez pozyskiwanie klientów i realizację napraw pojazdów, po utylizację odpadów oraz prowadzenie księgowości. W dzisiejszych czasach wiele czynności można zautomatyzować, lub skutecznie upraszczać co pozwala skupić się bardziej na rozwijaniu biznesu.

Ilość samochodów możliwa do przyjęcia danego dnia nie zawsze ograniczona jest liczbą mechaników oraz podnośników. Zdarza się, że źle zarządzany duży serwis obsłuży mniej pojazdów, niż ten mniejszy wykorzystujący odpowiednie narzędzia do planowania pracy. Spora część właścicieli warsztatów samochodowych w Polsce korzysta jeszcze z papierowych notatników do zapisywania zleceń, co może uniemożliwić dynamiczny rozwój biznesu.

Na rynku jest dostępne co najmniej kilkanaście powszechnie używanych programów do zarządzania serwisem samochodowym. Różnią się one od siebie drastycznie ceną oraz funkcjonalnością. Z punktu widzenia oszczędności czasu bardzo istotna jest także intuicyjność i przejrzystość. Jakie główne korzyści niesie za sobą zmiana notatnika na oprogramowanie warsztatowe?

Zalety stosowania oprogramowania warsztatowego

  1. Prostota tworzenia i modyfikacji planu pracy mechaników. 

Jeżeli jeszcze korzystasz z papierowego notatnika, dobrze wiesz jak ważne jest czytelne zapisywanie informacji dot. zleceń. Gdy w firmie klientów zapisuje kilka osób, późniejsze odczytanie wszystkich szczegółów może być utrudnione. Zapis cyfrowy będzie czytelny dla każdego, a ewentualne zmiany danych wprowadzisz bez problemu i nieestetycznych skreśleń długopisem.

Właściciele serwisów stosujący papierowe kalendarze często wykorzystują jedną kartkę jako jeden dzień pracy warsztatu. Wyobraź sobie, jak mechanik ma w krótkim czasie podczas rozmowy telefonicznej z klientem poznać zajętość mechaników, stanowisk i pozostały czas pracy? Różne długości zleceń i odwołane wizyty sprawiają, że planowanie jest nieefektywne i nieestetyczne. Do tego potrzeba oprogramowania warsztatowego, którego pulpit może obejmować wybrany dzień, tydzień, lub miesiąc.

Kalendarz pracy warsztatu prowadzony w prostym i intuicyjnym narzędziu pomaga wygodnie zaplanować pracę na najbliższe dni, optymalnie wykorzystując stanowiska i pracę mechaników.

  1. Większe zadowolenie kierowców i mniejsza zajętość parkingu. 

Dobrze zaplanowany grafik pracy pozwala precyzyjniej umawiać klientów. Wiemy, że często podczas naprawy samochodu pojawiają się nieplanowane trudności czy braki w częściach zamiennych. Mimo wszystko takie obsunięcia można w pewnym stopniu redukować planując dokładnie zajętość strategicznych stanowisk i mechaników.

Klient na pewno chętniej wróci do serwisu, w którym samochód został naprawiony w krótkim czasie. Ułatwi mu to także zaplanowanie dostarczenia oraz odbioru auta z warsztatu. Popularna praktyka pozostawiania auta na placu i czekania, aż się zwolni jakieś stanowisko prowadzi do zastawienia otoczenia firmy oraz długiego oczekiwania na naprawę. W dodatku nie mogą sobie na to pozwolić punkty z ograniczoną liczbą miejsc parkingowych.

  1. Efektywniejsze wykorzystanie stanowisk. 

W tym przypadku korzyść z prowadzenia elektronicznego planowania pracy jest podwójna. Większość serwisów samochodowych posiada stanowiska dedykowane określonym naprawom. Ważne, aby nie blokować potencjału danego miejsca przez nieprawidłowe rozdzielenie pracy. Mając możliwość wizualnego i prostego przypisywania zleceń do wymaganych narzędzi zredukujesz czas oczekiwania na zwolnienie np. stanowiska z geometrią kół. 

Drugą korzyścią jest redukcja przestoju na wolnych stanowiskach. Zapisując klientów w zeszycie jednego pod drugim nie jesteś w stanie wcześniej zaplanować zajętości stanowisk i auta wprowadzane są do hali bez większej logiki. Dzięki elektronicznemu kalendarzowi podzielonemu na stanowiska, wypełnisz wszystkie puste luki zwiększając przychód z biznesu oraz lepiej wykorzystasz czas mechaników.

  1. Lepsze wykorzystanie specjalizacji mechaników. 

Chyba nie ma takiego warsztatu zatrudniającego kilku mechaników, w którym wszyscy reprezentują zbliżony zakres wiedzy i doświadczenia. Różne specjalizacje pozwalają świadczyć większy wachlarz usług oraz umożliwiają wzajemną wymianę wiedzy między współpracownikami. Wiemy też, że pracownicy mogą otrzymywać różne wynagrodzenie, właśnie na podstawie ich umiejętności.

Jeżeli chcesz, aby Twój biznes przynosił jeszcze większe zyski, nie pozwól marnotrawić czasu pracy swoich specjalistów. Przypisywanie mechaników do stanowisk czy zleceń, to jedna z funkcji współczesnych oprogramowań warsztatowych. Dzięki temu Twój mechanik nie będzie tracił czasu na naprawę elektryki, a specjalista od skrzyń biegów zajmie się remontem przekładni, zamiast wymianą klocków hamulcowych.

  1. Wszystkie zlecenia w jednym miejscu

Warsztat samochodowy to nadal biznes, który powinien się reklamować tak jak inne firmy. Co za tym idzie, kierowcy trafiają do serwisu z różnych źródeł. Jeżeli korzystasz z wielu metod promowania swojego przedsiębiorstwa, to istotna jest dobra organizacja zleceń. Jeszcze lepiej, gdy użyjesz oprogramowania, które umożliwia zebranie wszystkich klientów w jedno miejsce. Póki co zlecenia musisz wprowadzać do systemu ręcznie, czy to zebrane telefonicznie, mailowo czy przez social media.

Skuteczną metodą na pozyskiwanie nowych klientów i utrzymanie stałych jest platforma Dobrymechanik.pl. Przy współpracy z topowymi serwisami w Polsce stworzyliśmy nowe, bardzo proste i funkcjonalne oprogramowanie warsztatowe Zilo, które jest zintegrowane z platformą. Od teraz zlecenia pozyskane przez Dobrymechanik.pl automatycznie zapiszą się w Twoim grafiku. Takiej funkcji nie znajdziesz nigdzie indziej, a przy okazji samoistnie stworzysz rozbudowaną bazę klientów.

Wygodna wyszukiwarka klientów i historii napraw pozwala zaoszczędzić sporo czasu w porównaniu do archiwizowania zleceń w segregatorach.

  1. Bezpieczeństwo danych. 

Tak naprawdę listę zalet można by zacząć właśnie od tej właściwości. Zlecenia gromadzone w programie zazwyczaj zapisywane są w Chmurze, dlatego nawet w przypadku awarii komputera będą one do odzyskania. Dostęp do swojej bazy zleceń i klientów uzyskasz praktycznie z każdego komputera. Nie można tego niestety powiedzieć o papierowym notatniku, który może zaginąć, zostać zalany lub zniszczony w inny sposób.

  1. Szybki dostęp do historii i danych klientów. 

Posiadając dobrze zaprojektowane oprogramowanie warsztatowe szybko wyszukasz każdego klienta, który kiedykolwiek korzystał z Twoich usług. To bardzo przydatna funkcja, oszczędzająca czas nie tylko podczas zapisywania auta na naprawę, ale także do późniejszych analiz historii napraw. Dobry program do zarządzania bazą klientów pozwala znaleźć właściwą osobę już po m.in. fragmencie numeru telefonu, imieniu czy rejestracji pojazdu w kilka sekund. W papierowym notatniku zajmie Ci to godziny.

Czy warto zmienić notatnik na program?

Jak widzisz współczesne oprogramowanie do prowadzenia serwisu samochodowego pozwala zaoszczędzić dużo czasu, nerwów, a co najważniejsze w biznesie – pieniędzy. Mimo, że oprogramowanie kosztuje więcej niż zeszyt, to optymalizacje, które pozwoli wprowadzić wygenerują zysk zwracający Ci ten wydatek z nadwyżką. Jesteśmy pewni, że już nigdy nie wrócisz do papierowego notatnika. W końcu wdrożenie prostego i intuicyjnego programu ma przyspieszyć pracę, a nie jeszcze ją wydłużyć.